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Software
para Gestión Documental |
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Una solución
dinámica y sólida para empresas con gran volumen de información que
necesiten gestionar y archivar documentación en forma ágil y rápida.
 Todos
sabemos que una adecuada Solución de Gestión Documental permite conservar el
patrimonio documental de la empresa de forma segura en medios que
prácticamente "no ocupan lugar". Simplemente consiste en incorporar
la tecnología informática al flujo de información, permitiendo obtener
resultados sorprendentes en productividad.
Para lograr estos
resultados se debe minimizar la cantidad de papel, facilitar el acceso a los
archivos y establecer pautas para que cada persona sepa qué guardar, cuándo,
cómo y dónde, así como encontrar fácil y rápidamente los documentos que
necesite.
 Presentamos
un sistema de gestión documental "orientado al conocimiento", pues
permite guardar los documentos en una Base de Datos inteligente. Esta Base
crece constantemente centralizando la información y formando un repositorio
de conocimientos, al cual los usuarios podrán acceder fácilmente obteniendo
los datos precisos para cada necesidad.
Fue pensado y
diseñado sobre la base de tres importantes conceptos :
TECNOLOGÍA
: La mas avanzada tecnología
garantiza estabilidad de las aplicaciones, una rápida implementación y
permanentes actualizaciones.
SIMPLICIDAD
: Todas las pantallas fueron
diseñadas para que los usuarios tengan interfaces amigables.
SEGURIDAD
: Un esquema de seguridad
integrado y confiable garantiza el buen manejo y protección del patrimonio
documental de la compañía. .
-
El sistema proporciona un medio
confiable y seguro para almacenar, organizar y consultar documentos
digitalizados.
-
 Permite
realizar consultas progresivas y detalladas en un entorno web.
Cuenta con un servicio de mensajes
y alertas relativos a los documentos, los cuales pasan a tener un rol
dinámico, que permite a los usuarios "recibir los documentos"
en vez de ir por ellos.
Permite aumentar la productividad y
reducir los costos. El tiempo empleado en buscar documentos, decidir de
qué manera archivarlos y pensar en la forma de mantenerlos seguros,
puede ser utilizado en tareas relacionadas directamente con el negocio de
la compañía.
-
 Se
adapta a las necesidades de las diferentes áreas de cualquier tipo de
empresa:
En el área contable, es posible
almacenar y administrar facturas organizadas por año, mes y día,
conocimientos de embarque, extractos de cuentas y notas de entrega.
-
En tanto al área de producción,
las listas de inventarios, planos, registros de mantenimiento y servicio
encuentran un lugar dentro del esquema organizacional y pueden ser
recuperados rápidamente cuando sea necesario.
 El
área de ventas cuenta con listas de precios, órdenes de compra de
clientes, gráficos, contratos y una gran cantidad de documentos de
diferente índole, los cuales deben estar seguros, y cuyo acceso debe
permitirse a un grupo reducido de personas dentro de la compañía.
-
El capital más importante de una
empresa, los recursos humanos, encuentra una manera innovadora de guardar
legajos, contratos, evaluaciones, informes y cartas de recomendación.
-
La posibilidad de enviar mensajes
al personal dependiendo de la fecha es de gran valor a la hora de
distribuir información
-
Ayuda a las empresas a controlar
sus archivos.
-
Impide que alguien los tome sin
autorización y provoque desorden y confusión.
-
Los empleados no necesitan
interrumpir lo que están haciendo para recuperar un documento, pues el
sistema pone estos documentos a su disposición en sus propias PCs. Pueden
permanecer en sus puestos y obtener los documentos que necesiten para
terminar la tarea en curso.
 Utilizar
una SOLUCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL adecuada evita pérdidas irrecuperables y
produce incrementos de productividad muchas veces vital para una
organización.
| ¿QUÉ ES LA GESTION
DOCUMENTAL? |
La gestión documental
consiste básicamente en incorporar la tecnología informática al flujo de
información de la empresa, permitiendo obtener resultados tendientes a mejorar
la economía y operatoria de la compañía. Para lograr estos resultados se
busca minimizar la cantidad de papel, facilitar el acceso a los archivos y
establecer pautas para que cada persona sepa qué guardar, cuándo, cómo y
dónde, así como encontrar fácil y rápidamente los documentos que necesite.
La gestión documental permite conservar el patrimonio documetal de la empresa
de forma segura en medios que prácticamente "no ocupan lugar".
| ¿POR QUÉ INCORPORAR GESTIÓN
DOCUMENTAL EN SU EMPRESA? |
A la hora de hacerse esta pregunta y
comenzar a analizarla uno se encuentra con una gran cantidad de ventajas y,
prácticamente, ninguna desventaja.
Sólo observe esta simple comparación:
|
Sistema
físico de almacenamiento de documentos: |
Sistema
digital de administración de documentos: |
|
Un documento sólo puede ser
consultado por una persona a la vez. |
Cada documento puede ser leído
por más de una persona simultáneamente sin importar la ubicación
geográfica de las mismas. |
|
Los empleados deben trasladarse
hacia el lugar donde se encuentra el documento para obtenerlo. |
Los documentos pueden obtenerse
sin que sea necesario separarse de su lugar de trabajo. |
|
Debe recordarse en qué lugar se
encuentra cada documento, o utilizarse algún método de búsqueda
visual. |
Se cuenta con un método de
búsqueda por claves, que permite reducir el resultado hasta obtener
el/los documento/s deseado/s. |
|
Cualquiera puede acceder a un
documento que no debería ver, debido a errores como, olvidar cerrar un
cajón con llave, dejar una puerta abierta, etc. |
Sólo es posible el acceso a un
documento si el usuario cuenta con los permisos necesarios para ello. De
esto se encarga el sistema de gestión documental al momento de realizar
una consulta. |
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Un documento no está al alcance
inmediato en cualquier parte del mundo. |
Todos los documentos están
disponibles todo el tiempo en cualquier parte del mundo en la que haya
acceso a internet. |
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El volumen de documentos crece
constantemente obligando a las empresas a comprar nuevo mobiliario para
almacenarlos y tratar de mantenerlos organizados. |
No requieren lugar físico, más
que el espacio ocupado por un servidor. |
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Deben realizarse copias físicas
de cada documento para resguardar la información de posibles
siniestros. |
Basta con una copia de
seguridad, que puede ser automática, para que toda la información de
la empresa quede resguardada. |
Piense en su negocio y podrá seguir
encontrando ventajas.
Si encuentra alguna desventaja no dude en contactarnos para hacérnosla saber
| ¿CÓMO SE IMPLEMENTA UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? |
Generalmente, la implementación se
realiza en tres etapas:
- En primer lugar se realiza un
relevamiento y análisis: se obtiene información acerca de los tipos de
archivos existentes en la empresa, de su relevancia, concurrencia, urgencia,
etc. Con esta información se definen políticas relativas a cómo se van a
crear, almacenar y eliminar.
También se plantean objetivos y plazos.
- A continuación se procede a
implementar el sistema de gestión documental, luego se prepara la
documentación física y se digitaliza, mediante un escáner, utilizando
opcionelmente un OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
- La fase final comienza con la
capacitación del personal en el uso de las herramientas de búsqueda de
documentos y su aprovechamiento.
Se realizan controles periódicos para verificar el grado de cumplimiento de
los objetivos y el mantenimiento preventivo y correctivo de la solución.
Observará que al cabo de un tiempo, el
uso del sistema de gestión documental, será para el personal algo tan natural
y cotidiano, que prácticamente no necesitará controles y los objetivos se
cumplirán cada día.
La base documental de la empresa crecerá constantemente y por lo tanto crecerá
su base de conocimientos.
| ALGUNOS DATOS QUE PUEDEN
AYUDARLO A TOMAR UNA DECISION |
Según estudios de varias consultoras
americanas y europeas:
- Generalmente un documento relevante
se copia con diversos fines de 9 a 11 veces.
- Archivar un documento implica gasto
de papel, carpetas, inversión en estanterías, tiempo de informar su
ubicación, etc. Se estima un gasto aproximado de 20 dólares.
- Más del 60% de las compañías
todavía almacenan y recuperan sus documentos de forma manual.
- El 90% de la información empresarial
está en papel.
- Más del 30% de los documentos
empresariales tienden a dejar de ser tomados en cuenta dada su ubicación y
difícil acceso.
- Una empresa invierte aproximadamente
del 6% al 11% de sus ingresos en el tratamiento de sus documentos.
- Una persona en su trabajo de oficina
dedica hasta el 30% de su tiempo en buscar y reorganizar documentos mal
archivados.
Con el uso de los sistemas de gestión documental digital se obtienen resultados
como:
- Ahorro del tiempo necesario para
crear y modificar documentos: 70%.
- Aumento de la productividad: 30%.
- Ahorro en la gestión de documentos:
40%.
- Mejoras en el ciclo temporal: 40%.
- Ahorro de espacio: 40%.
- Aumento de la satisfacción del
cliente: 50%.
En los últimos 15 años más del 50% de
las grandes empresas y del 35% de las empresas medianas han adoptado sistemas de
gestión documental.
No se tienen noticias acerca de las empresas pequeñas, pero se estima que el
uso de la gestión documental en las mismas aún no es una práctica frecuente.
Tal vez debido a la falta de información, o simplemente al bajo volumen de
documentos que éstas administran, que hace que no se justifique una inversión
en este tipo de tecnología.
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