Solución para Gestión Documental

Una solución dinámica y sólida para empresas con gran volumen de información que necesiten gestionar y archivar documentación en forma ágil y rápida. 

Todos sabemos que una adecuada Solución de Gestión Documental permite conservar el patrimonio documental de la empresa de forma segura en medios que prácticamente "no ocupan lugar". Simplemente consiste en incorporar la tecnología informática al flujo de información, permitiendo obtener resultados sorprendentes en productividad.

Para lograr estos resultados se debe minimizar la cantidad de papel, facilitar el acceso a los archivos y establecer pautas para que cada persona sepa qué guardar, cuándo, cómo y dónde, así como encontrar fácil y rápidamente los documentos que necesite.

Presentamos un sistema de gestión documental "orientado al conocimiento", pues permite guardar los documentos en una Base de Datos inteligente. Esta Base crece constantemente centralizando la información y formando un repositorio de conocimientos, al cual los usuarios podrán acceder fácilmente obteniendo los datos precisos para cada necesidad.

Fue pensado y diseñado sobre la base de tres importantes conceptos :

TECNOLOGÍA : La mas avanzada tecnología garantiza estabilidad de las aplicaciones, una rápida implementación y permanentes actualizaciones.

SIMPLICIDAD : Todas las pantallas fueron diseñadas para que los usuarios tengan interfaces amigables.

SEGURIDAD : Un esquema de seguridad integrado y confiable garantiza el buen manejo y protección del patrimonio documental de la compañía. .

• El sistema proporciona un medio confiable y seguro para almacenar, organizar y consultar documentos digitalizados.
   

• Permite realizar consultas progresivas y detalladas en un entorno web.
   Cuenta con un servicio de mensajes y alertas relativos a los documentos, los cuales pasan a tener un rol dinámico, que permite a los usuarios "recibir los documentos" en vez de ir por ellos.
   Permite aumentar la productividad y reducir los costos. El tiempo empleado en buscar documentos, decidir de qué manera archivarlos y pensar en la  forma de mantenerlos seguros, puede ser utilizado en tareas relacionadas directamente con el negocio de la compañía. 

• Se adapta a las necesidades de las diferentes áreas de cualquier tipo de empresa:
  En el área contable, es posible almacenar y administrar facturas organizadas por año, mes y día, conocimientos de embarque, extractos de cuentas y notas de entrega. 

• En tanto al área de producción, las listas de inventarios, planos, registros de mantenimiento y servicio encuentran un lugar dentro del esquema organizacional y pueden ser recuperados rápidamente cuando sea necesario.
  El área de ventas cuenta con listas de precios, órdenes de compra de clientes, gráficos, contratos y una gran cantidad de documentos de diferente índole, los cuales deben estar seguros, y cuyo acceso debe permitirse a un grupo reducido de personas dentro de la compañía. 

• El capital más importante de una empresa, los recursos humanos, encuentra una manera innovadora de guardar legajos, contratos, evaluaciones, informes y cartas de recomendación. 

• La posibilidad de enviar mensajes al personal dependiendo de la fecha es de gran valor a la hora de distribuir información 

• Ayuda a las empresas a controlar sus archivos. 

• Impide que alguien los tome sin autorización y provoque desorden y confusión. 

• Los empleados no necesitan interrumpir lo que están haciendo para recuperar un documento, pues el sistema pone estos documentos a su disposición en sus propias PCs. Pueden permanecer en sus puestos y obtener los documentos que necesiten para terminar la tarea en curso.

 
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